El sistema VDM usa tres métodos de escanear e importar archivos:
Escanear, Conversión e importar
Escaneo
El sistema VDM es compatible con una gama amplia de escaners
incluyendo Fujitsu, Kodak, Canon y Hewlett Packard. Los escaners pueden escanear
entre 10 a 200 páginas y con la capacidad de escanear el frente y el reverso de
la página. Puede escanear desde una tarjeta de presentación hasta planos. Los documentos
que se van a escanear se ponen en el document feeder lo cual le permite poner varias
paginas y el escáner los escanea uno por uno. Los escaners pueden escanear en blanco
y negro o a colores dependiendo de las necesidades de su empresa. Todo lo que esta
impreso en el documento incluyendo imágenes, notas escrita a mano y firmas aparecerán
en el visualizador del VDM. Los documentos pueden ser escaneados en blanco y negro
o a colores a 300 dpi con la habilidad de escanear desde 50 dpi hasta 600 dpi o
mas dependiendo del modelo de escáner que este utilizando. Muchos escaners se conectan
a una tarjeta SCSI o una tarjeta de procesar imágenes Kofax y utilizan TWAIN
o ISIS motores de escaneo para comunicarse con la computadora.
Conversión
Convirtiendo documentos es el proceso de transformar
documentos MS Word, MS Excel y MS Outlook en imágenes permanentes para almacenar
en un sistema de almacenamiento de imágenes. Las imágenes se almacenan como
un archivo en PDF o TIFF. El proceso de conversión genera un archivo de texto completo
pero a la misma vez mantiene el formato original y el diseño del archivo. El texto
se utiliza para la búsqueda de documentos y el sistema le permite acceder el texto
y hacer los cambios necesarios al texto.
Importación
Los documentos que provienen de otras fuentes que
están almacenados en CD pueden ser bajados, clasificados por índice y almacenados
en el sistema VDM en archivos virtuales. Estos archivos virtuales pueden mantenerse
en sus formatos originales y se pueden almacenar y recuperar en su formato original.
También se puede importar gráficos, archivos de audio y video los cuales cuando
son recuperados se mantienen en su formato original.